ベトナムオフショア開発パートナー インディビジュアルシステムズ

Saigon Metal Processing Co., Ltd. 様

・会社情報
Saigon Metal Processing Co., Ltd. (SMP)
Lot 16,Road 4,IP in Linh Trung Ⅱ EPZ, Thu Duc City, Ho Chi Minh City, Vietnam
+84-(0)28-3729-3861
・社員数:120名
・システム導入目的:勤怠管理業務の効率化・ミス防止

・URL:http://www.ohsima.co.jp/vietnam.html

ーシステム導入のきっかけについて

『 紙ベースでの人事・勤怠管理により非効率な状況に 』

大島様:総務スタッフのマンパワーを下げ、少ない人数で業務が進められたらと感じていたことが、人事・勤怠管理システム導入のきっかけでした。
また、間違いやミスもシステム導入により無くなると良いなと考えていました。例えば祝日やテト休暇の付近の給料日前などは、通常時より給与計算に割ける時間が短くなりやすく、担当者への負荷が大きくなっていました。給与計算の作業にかかりきりになってしまい、他にしてもらいたい業務があってもできない状況なども発生していました。

Phuong 様:勤怠管理システムを導入する20168月 以 前 は、当社では紙のタイムカードで勤怠時間の記録をし、Excel で従業員の給与を管理・計算していました。紙のタイムカードでは、働いていない従業員のタイムカードへの記入を他の従業員がしてしまう事例などもあり、正確な勤務時間の管理が難しい状況がありました。また、従業員のうち、いつ・誰が退職/入社したかの管理も十分にできておらず、従業員に支給する食事の注文数も間違いが多く、不要なコストがかかってしまっていました。また、Excel での管理は一度ファイルが消えてしまったら、それまでの記録が全て消失してしまうリスクもありました。

当時、当社の社員は 100 名程で、夜勤等のシフト制で働いている者もおり、勤務時間はバラバラでした。加えて残業時間の管理もありましたので、今後従業員の増加に伴い、各従業員の勤務時間管理や給与計算等により労力がかかることが予想されました。

そこで、IVS 社にお願いをして、指紋認証で打刻ができる人事・勤怠管理システムを導入することにしました。従業員リストや当社の給与規定、当時使用していた勤怠管理データ等を IVS 社に見てもらい、システムに落とし込んでもらいました。

ーシステム導入後の業務改善

システムの導入で、ミス・時間・労力の大幅な削減に成功

大島様:勤怠管理システムの導入をしたことで、ミスが大幅に減りました。これまでの紙ベース、Excel ベースでの管理では、どうしてもミスが発生してしまっていました。また、残業代の計算等についても、ベトナムの法律に基づいてシステム上で自動計算をしてくれるので、ルールを確認しながらの手作業での給与計算がなくなりました。担当者もだいぶ楽になったのではないかと思います。

Phuong 様:システムを導入したことで、従業員の入退職の管理や給与管理等の業務が簡単に、そして正確にできるようになりました。また、システムに情報を保存することでバックアップが取られるので、データ消失のリスクも大幅に減少しました。勤怠・給与まわりの書類作成、例えば1日、1週間、1ヵ月単位での残業時間のデータ等も、システム化したことで瞬時に出力が出来るようになりました。

システム導入以前は、半月毎にタイムカードの確認、Excelへの手入力で給与計算を行わなければなりませんでした。そこにかかっていた時間や手間、発生していたミスがなくなり、業務を正確に、また効率的に行うことができるようになりました。

システムに問題があった際や質問がある際は、IVS 社が迅速に対応をしてくれます。以前の当社のように従業員数や勤務時間、給与の管理を、タイムカードや Excel を使って手作業で管理をしている会社さんは、システムの導入で大きなメリットを感じられると思います。

コメントーコメント

大島様:システムを導入する際、ベンダー企業は発注側が何に困っているのかわからない場合が多いと思います。本当に解決したい部分がどこなのかを、発注企業はシステム会社にしっかりと伝えていくことが大事だと思います。何がしたいか、何に困っているかを正確に伝えることで良いシステムができるように感じています。しかし自社の課題が見えていないことも多いと思いますので、その見える化をまずしてみることが大事だと思います。業務をアナログ的に実践することで問題の見える化を進め、出てきた課題をシステムで解決する。実際に困って、課題に気づいてからシステムを導入すると、使う側のスタッフも納得しながら導入してくれますし、より良いものができると実感しています。

大島 – General Director
Ms. Lan Phuong –管理スタッフ

ー「INVEST ASIA」 にて取材記事が掲載されました!

取材記事の内容